masalah manajemen pengawasan

Permasalahan manajemen umum

Sebenarnya manajemen personalia adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang personalia atau dalam kepegawaiaan. Oleh karena itu lah manajemen personalia dapat didefenisikan sebagai berikut: Manajemen personalia adalah suatu ilmu dan seni untuk melaksanakan antara lain planning, organizing dn kontroling sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkat kan semakasimal mungkin. Memang hrus kita ketahui bahwa sukses tidaknya suatu perusahaan /instansi tidak hanya tergantung dari kegiatan dalam bidang personalia , meskipun demikian peranan manajemen personalia cukup besar andilnya terhadap sukses tidaknya.

Manajemen personalia telah dilaksanakan sejak dulu oleh nenek moyang kita , hal ini ternyata dengan adanya bangunan seperti Borobudur, Piramid di Mesir dan sebagainya. Meskipun demikian karena situasi dan kondisi berubah serta kebutuhan yang mendesak, maka sejak abad ke-20 manajemen personalia mulai dekembangkan dan diusahakan untuk diterapkan.

Untuk dapat mengembangkan manajemen personalia maka kita harus sadar bahwa manusia bukanlah benda mati sebab manusia mempunyai perasaan, mereka dapat gembira dan sakit hati , mereka dapat senan dan susah , mereka bukan hanya memerlukan kebutuhan materi tetapi juga mereka juga sering mengharapkan penghargaan dan pengakuaan .

Tugas-tugas manajemen personalia adalah mencakup:

1. Menetapkan analisa jabatan

2. Menarik karyawan

3. Seleksi

4. Melatih

5. Menempatkannya

6. Memberikan kompensasi yang adil dan merata

7. Memotivasi karyawan

ANALISA JABATAN

Analisa jabatan/job analysis adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang sayarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan untuk jabatan tertentu. Hal ini berarti akan merupakan landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan, disamping sebagai landasan atau pedoman kegiatan lainnya dalam bidang manajemen personalia.

Sebenarnya pertanayaan diatas dapat dilanjutkan yaitu mengapa analisa jabatan tersebut dapat memberikan gambaran sayarat-syarat yang diperlukan bagi jabatan tertentu? Sebenarnya analisan jabatan adalah juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memangku jabatan tersebut dengan baik. Tentang jabatan itu sendiri ditunjukan dalam gambaran jabatan atau deskripsi jabatan sedangkan tentang syarat-syarat yang diperlukanh informasi jabatan ditujunjukan dalam syarat-syarat jabatan. Dengan demikian berarti pengertian analisa jabatan yang pokok terdiri dari 2 hal yaitu:

1. Deskripsi jabatan /job description

2. Syarat-syarat jabatan/job specification

Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.

Syarat-syarat jabatan dibuat berdasarkan skripsi jabatan jadi syarat jabatan adalah merupakan suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan

Untuk membuat deskripsi jabatan agar tidak menimbulkan kesimpangsiuran serta dobel pekerjaan, maka dalam membuat deskripsi jabatan tidak boleh dilepaskan dengan deskripsi jabatan keseluruhan jabatan.

Ansalisa jabatan sebenarnya dapat dipakai juga sebagai landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan serta penentuan jumlah kebutuhan karyawan. Selain sebagai landasan hal-hal tersebut diatas, maka analisa jabatan dapat juga dipakai sebagai landasan kegiatan-kegiatan lain dalam bidang personalia, yang diantaranya:

1. Sebagai landasan untuk melaksanakan mutasi

2. Sebagai landasan untuk melaksanakan promosi

3. Sebagai landasan untuk melaksanakan latihan/training

4. Sebagai landasan untuk melaksanakan kompensasi

5. Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja

6. Sebagai landasan untuk melaksanakan pemenuhan kebutuhan peralatan

SELEKSI

Seleksi adalah kegiatan suatu perusahaan untuk dapat memilih karyawan yang palinmg tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon-calon yang dapat ditariknya. Untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula, maka diperlukan suatu metode seleksi yang tepat pula.

Seleksi berhubungan erat dengan analisa jabatan. Hal ini terjadi karena karyawan atau pegawai yang diseleksi tersebut harus disesuaikan dengan analisa jabatan yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun hal-hal yang diseleksi meliputi:

a. Pendidikan

b. Pengalaman

c. Pengetahuan

d. Kecerdasan

e. Kesehatan

f. Umur

g. Bakat

h. Kepribadian

i. Jenis kelamin, dan lain sebagainya

Setiap perusahaan harus dapat melakukan seleksi secara efeksif dan efisien, dengan demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus dapat memilih atau menetapkan karyawan yagn paling tepat. Meskipun demikian amsalah efisiensi dalam pelaksanaan metode seleksipun perlu diperhatikan. Efisiensi disini adalah dalam arti pengorbanan uang, energi, waktu dan sebagainya.

Dalam melakukan seleksi perlu memperhatikan beberapa hal yaitu :

a. Seleksi harus efektif dan efisien

b. Seleksi harus memperhatikan peraturan dan ketentuan pemerintah yang berlaku

c. Petugas seleksi harus jujur dan efektif

d. Keahlian petugas seleksi tidak boleh diabaikan

e. Pengertian "orang yang tepat pada tempat yang tepat" harus diartikan secara dinamis

Bagaimanapun usaha kita dalam melakukan seleksi masih ada kemungkinan terjadi kekeliruan, maka perlu adanya masa percobaan untuk mengurangi resiko yang mungkin timbul.

LATIHAN

Latihan/training adalah suatu kegiatan dari perusahaan yang bermaksud untuk dapat emperbaiki dan memperkembangkan sikap tingkah laku, keterampilan dan pengetahuan dari para karyawan sesuai dengan keinginan dari perusahaan yang bersangkutan. Proses latihan dilaksanakan setelah terjadi penerimaan karyawan sebab latihan hanya diberikan pada karyawan dari perusahaan yang bersangkutan.

Sebenarnya peranan latihan saat ini makin menonjol setelah ada kecendrungan bagi perusahaan untuk menerima juga karyawan yang belum berpengalaman. Ini mungkin berdasarkan pertimbangan bahwa cara ini mungkin lebih baik. Ataupun mungkin pertimbangan bahwa usaha mendapatkan karyawan yang sudah berpengalaman agak sulit karena pada umumnya mereka sudah bekerja pada perusahaan yang lain.

Ada beberapa sasaran yang ingin dicapai dengan mengadakan latihan yang antara lain sebagai berikut:

a. Pekerjaan diharapkan lebih cepat dan lebih baik

b. Penggunaan bahan dapat lebih hemat

c. Penggunaan mesin dan peralatan diharapkan dapat lebih lama

d. Angka kecelakaan diharapkan lebih kecil

e. Tanggung jawab diharapkan lebih besar

f. Biaya produksi diharapkan lebih rendah

g. Kelangsungan perusahaan diharapkan lebih terjamin

Keuntungan yang dapat diperoleh dengan latihan adalah sebagai berikut:

a. Mengurangi pengawasan

b. Meningkatkan rasa harga diri

c. Meningkatkan kerja sama antar pegawai

d. Memudahkan pelaksanaan mutasi dan promosi

e. Memudahkan pelaksanaan pendelegasian wewenang

Dalam melaksanakan latihan, pasti memiliki efek samping yang timbul yang tidak diingini yaitu:

a. Hilangnya sebagian waktu yagn produktif

b. Biaya yang terlalu tinggi

c. Harapan dari karyawan yang terlalu besar

d. Berpindahnya karyawan yang telah mendapat latihan.

Dalam pelaksanaan latihan tidak ada ketentuan secara mutlak mana yang lebih baik antara melaksanakan latihan/training sendiri atau menyerahkan latihan tersebut kepada pihak ketiga seperti yang banyak dilakukan oleh perusahaan pada saat ini. Karena semua itu tergantung pada situasi dan kondisi serta tujuan masing-masing.

Suatu metode yang tepat misalnya akan sia-sia apabila instrukturnya tidak dapat menyampaikan pelajaran-pelajaran dengan baik kepada mereka yang diajar. Oleh karena itu dalam penyelenggaraan latihan kita harus hati-hati dalam memilih instruktur.

MUTASI

Mutasi adalah merupakan suatu kegiatan rutin dari suatu perusahaan untuk dapat melaksanakan prinsip "the right man on the right place" . Dengan demikian mutasi yang dijalankan oleh perusahaan agar pekerjaan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

Untuk melaksanakan mutasi antara lain dapat didasarkan kepada alasan yaitu: kemampuan kerja, rasa tanggung jawab, kesenangan dan sebagainya. Agar mutasi dan pemindahan yang kita laksanakan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi maka perlu adanya evaluasi pada setiap pekerja terus menerus secara obyektif.

Untuk pelaksanaan harus didasarkan pada pertimbangan yang matang, sebab bila tidak demikian maka mutasi yang dilakukan itu bukannya merupakan tindakan yang menguntungkan tetapi justru merugikan perusahaan tersebut. Dalam melaksanakan mutasi maka perusahaan tesebut harus mengusahakan sdemikian rupa, sehingga mutasi tersebut tidaklah dirasakan sebagai suatu hukuman oleh karyawan yang bersangkutan.

Dalam rangka usaha untuk memacu persaingan sehat agar para karyawan lebih berprestasi dalam kerjanya, maka kita dapat melaksanakan mutasi agar persaingan sehat dpat tercapai. Dalam rangka tujuan jangka panjang, maka mutasi hendaknya ditujukan untuk persiapan daloam pelaksanaan promosi, sehingga untuk itu pemilihan orang yang akan dipromosikan adalah kader-kader yang akan dipromosikan.

Karena pelaksanaan mutasi menyangkut bidang-bidang lain secara berantai, maka dalam melaksanakan mutasi hendaknya secara terkoordinir.

PROMOSI

Promosi dan mutasi adalah kedua-duanya merupakan pemindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain. Promosi adalah proses kegiatan pemindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain yang lebih tinggi.

Pada umumnya promosi selalu diikuti oleh tugas, tanggung jawab dan wewenang yang lebih tinggi dari jabatan yang diduduki sebelumnya, dan pada umumnya promosi juga diikuti oleh peningkatan income serta fasilitas-fasilitas yang lain. Dalam pelaksanaan promosi harus memperhatikan syarat-sayrat tertentu antara lain pengalaman, tingkat pendidikan, loyalitas, kejujuran dan sebagainya.

Agar promosi yang dilakukan tidak terjadi kesalahan maka evaluasi harus dilakukan secara rutin, lengkap dan obyektif, dan agar dalam pelaksanaan promosi moral yang tinggi selalu dapat terjaga,maka hendaknya dapat selalu ditetapkan syarat-syarat promosi yang tegas dan jelas.

Pelaksanaan promosi juga memiliki efek samping, yang kadang kala tidak bia dihimndarkan. Adapun efek samping tersebut yaitu:

a. Timbulnya kesalahan dalam promosi

b. Adanya ras iri hati antar pegawai yang dipromosikan dengan yang tidak dipromosikan

c. Berkesan pelaksanaan promosi yang dipaksakan

Adapun syarat-syarat yang perlu ditetapkan dalam melaksanakan promosi yaitu:

a. Pengalaman

b. Tingkat pendidikan

c. Loyalitas

d. Kejujuran

e. Tanggung jawab

f. Kepandaian bergaul

g. Prestasi kerja

h. Inisiatif dan kreatif

Syarat-syarat promosi ini harus dinyatakan secara tegas.Untuk dapat dipromosikan maka perlu setiap karyawan memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan. Syarat-syarat tesebut hendaknya menjamin kestabilan perusahaan dan mampu meningkatkan moral kerja dari para karyawannya. Selain itu dengan penetapan syarat-syarat yang tegas dan jelas, akan dapat mencegah dan meminimalkan kemungkinan timbulnya pilih kasih di dalam melaksanakan promosi.

KOMPENSASI

Kompensasi adalah balas jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada para karyawannya yang dapat dinilai dengan uang dan mempunyai kecendrungan diberikan secara tetap. Kompensasi ini adalah merupakan masalah yang penting karena justru adanya kompensasi seseorang mau menjadi karyawan dari suatu perusahaan tetentu.

Masalah kompensasi bukan hanya penting karena merupakan dorongan utama seseorang menjadi karyawan, tetapi besar pula pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja mereka. Agar kompensasi yang diberikan mempunyai dampak yang positif maka minimal jumlah yang diberikan haruslah dapat memenuhi kebutuhan secara minimal, serta sesuai dengan peraturan yang sedang berlaku.

Selain harus dapat memenuhi kebutuhan minimal, maka kompensasi yang diberi hendaknya dapat mengikat mereka, sebeb dengan demikian peraturan keluar masuknya karyawan dapat ditekan sekecil mungkin. Kompensasi yang diberikan harus mampu pula meningkatkan semangat dan kegairahan kerja, sehingga efektivitas dan efisiensi karyawan dapat dipertahankan atau ditingkatkan. Untuk dapat meningkatkan semangat dan kegairahan kerja maka dalam menetapkan jumlah kompensasi haus selalu bersifat dinamis, artinya sesuai dengan perkembangan situasi dan kondisi.

Suatu kompensasi yang dirasakan tidak adil dapat menimbulkan keresahan dengan akibatnya, meskipun dibandingkan dengan perusahaan yang lain jumlah kompensasi yang diberikan telah lebih tinggi.

Biasanya kompensasi yang diberikan didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan yaitu:

a. Berat ringannya pekerjaan

b. Sulit mudahnya pekerjaan

c. Besar kecilnya resiko pekerjaan

d. Perlu tidaknya keterampilan dalam pekerjaan

SEMANGAT DAN KEGAIRAHAN KERJA

Semangat dan kegairahan kerja pada hakekatnya adalah merupakan perwujudan dari moral yang tinggi. Bahkan ada yang mengidentikan atau menterjemahkan secara bebas, moral kerja yang tinggi adalah semangat dan kegairahan kerja.

Semangat kerja adalah melakukan pekerjaan secara lebih giat. Sedang kegairahan kerja adalah kesenangan kerja yang mendalam terhadap pekerjaan. Bahkan turunnya/rendahnya semangat dan kergairahan kerja sebenarnya dapat diketahui dengan jalan melihat indikasi-indikasi yang mungkin yang mungkin timbul yaitu antara lain turun/rendahnya produktivits kerja, tingkat absensi yang naik/tinggi dan sebagainya. Sebab turunnya semangat dan kegairahan kerja harus kita ketahui sebab dengan demikian dapat meningkatkan kegairah kerja.

Pada umumnya turunnya semangat dan kegairahan kerja karena ketidakpuasan pegawai/karyawan yang bersangkutan baik secara materi maupun non materi. Untuk dapat meningkatkan semangat dan kegairahan kerja maka dapat dilakukan antara lain dengan dengan jalan: memberikan gaji cukup, memperhatikan kebutuhan rohani, memberikan kesempatan pada mereka untuk maju, sekali perlu menciptakan suasana santai, harga diri perlu mendapatkan perhatian, tmpatkan para karyawan pada posisi yang tepat, berikan kesempatan kepada mereka untuk maju, perasaan aman untuk menghadapi masa depan, usahan para karyawan memiliki loyalitas, pemberian insentif yang terarah, fasilitas yang menyenangkan dan sebagainya.

PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Pemutusan hubungan kerja atau pemberhentian dapat terjadi setelah karyawan dapat diterima dalam perusahaan tersebut kemudian keluar atau dikeluarkan. Pemutusan hubungan kerja pada prinsipnya dapat terjadi karena salah satu atau kedua belah pihak merasa rugi bilamana hubungan kerja tersebut dilanjutkan. Pemutusan hubungan kerja membawa akibat beban kewajiban pada perusahaan yang bersangkutan. Meskipun demikian tidak semua pemutusn hubungan kerja memberikan beban kewajiban kepada perusahaan.

Sebenarnya kalau kita meneliti secara lebih lanjut, maka pemutusan hubungan kerja bagaimanapun akibatnya akan tetap merugikan perusahaan atau instansi tersebut. Untuk memperkecil resiko akibat pemutusan hubungan kerja, maka perusahaan tersebut dapat melakukan masa percobaan pada karyawan yang telah diterimanya.

Sebenarnya alas an pemutusan hubungan kerja bukan hanya karena ketidakjujuran dari para karyawannya, tetapi juga alas an-alasan lain yang dianggap merugikan misalnya: ketidakmampuan bekerja, malas, pemabuk, tidak patuh, sering absen dan sebagainya. Pemutusan hubungan kerja ini menurut pandangan dari perusahaan akan menimbulkan kerugian yang lebih kecil dari pada meneruskan hubungan kerja.

Manajemen Pengawasan (DMP)

Pengawasan adalah suatu kegiatan untuk menjamin atau menjaga agar

rencana dapat diwujudkan dengan efektif. Masing-masing organisasi mempunyai rencana

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk menjaga agar organisasi itu dapat

mencapai tujuannya mutlak diperlukan pengawasan. Pengawasan berfungsi menjaga agar

seluruh jajaran berjalan di atas rel yang benar.

Pengawasan dapat dilakukan dari jauh maupun dari dekat. Pengawasan dari

jauh disebut pemantauan atau monitoring ini dapat dilakukan menggunakan sarana telepon,

fax, atau radio. Wujud pengawasan cara ini adalah permintaan laporan kepada bawahan dan

jawaban dari bawahan atas permintaan tersebut. Jika pengawasan dari jauh tidak efektif

dapat dilakukan pengawasan langsung ke obyeknya. Dalam hal ini pengawasan yang

dilakukan disebut sebagai pemeriksaan yang berarti pemeriksa berhadapan langsung

dengan obyek yang diperlukan.

Yang menjadi acuan kegiatan pengawasan adalah rencana, program kerja,

prosedur atau petunjuk pelaksanaan yang pada umumnya dituangkan dalam bentuk

perundang-undangan baik itu Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden,

Keputusan Menteri, Keputusan Dirjen dan sebagainya. Bahwa Bea Cukai harus memungut

bea masuk atas suatu jenis barang impor dengan suatu tarif tertentu pada hakikatnya adalah

suatu rencana yang dituangkan dalam perundang-undangan. Demikian pula tata cara

pemeriksaan barang impor berdasarkan prosedur atau petunjuk pelaksanaan tertentu yang

dituangkan dalam Surat Keputusan Menteri atau Surat Keputusan Direktur Jenderal pada

hakikatnya adalah untuk mengamankan rencana yang telah ditetapkan. Tata cara penetapan

harga, tarif, pemeriksaan barang, patroli dan pemeriksaan kapal dimaksudkan agar rencana

yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan efektif (mencapai sasaran yang

ditetapkan).

Pengawasan bekerja dengan memakai semua undang-undang, prosedur dan

tatacara yang telah ditetapkan sebagai tolok ukur atau pembanding untuk mengetahui

apakah pelaksanaan kegiatan pokok organisasi itu telah berjalan dengan baik. Pengawasan

bekerja pada saat pelaksanaan tugas pokok organisasi sedang berlangsung dan diharapkan

segera bisa mengoreksi pelaksanaan kegiatan apabila diketahui ada penyimpangan.

Penyimpangan di sini berarti ada kegiatan pelaksanaan tugas yang tidak sesuai dengan

undang-undang, prosedur atau juklak yang ditetapkan yang kalau tidak dikoreksi akan

menyebabkan organisasi akan menyimpang makin jauh dari tujuannya. Contoh klasik dari

penyimpangan misalnya barang yang seharusnya dikenakan bea masuk 20 % tetapi

dipungut hanya 10 % atau pemeriksaan barang yang tidak teliti sehingga mengakibatkan

bea masuk menjadi lebih kecil.

Pada umumnya para ilmuwan membedakan kegiatan pengawasan dengan

evaluasi. Jika pengawasan dilakukan dengan pada saat kegiatan berlangsung maka

evaluasi dilakukan setelah kegiatan selesai namun di dalam prakteknya kedua kegiatan ini

hampir sama bentuknya karena setiap kegiatan pengawasan pasti akan terkait dengan

evaluasi dan setiap kegiatan evaluasi pasti mengandung aspek pengawasan.

Jika kita sepakati pengertian pengawasan adalah kegiatan untuk menjaga

agar semua peraturan dipenuhi atau dijalankan, maka sebenarnya kegiatan ini harus

dilaksanakan oleh semua orang dalam organisasi. Petugas Bea Cukai yang meneliti

dokumen pada hakekatnya sedang melakukan pengawasan sebab ia meneliti apakah

importir memberitahukan tarif pos dengan benar sesuai peraturan tentang klasifikasi atau

memberitahukan harga barang dengan benar sesuai peraturan tentang penetapan harga.

Demikian juga petugas yang melakukan pemeriksaan barang impor pada hakikatnya

melakukan pengawasan karena ia meneliti apakah importir memberitahukan jumlah dan

jenis barang sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Selama ini yang dianggap pengawasan adalah orang mengawasi orang

misalnya kegiatan seorang petugas Bea Cukai yang mengawasi petugas lainnya yang

sedang memeriksa barang atau petugas Inspektorat Jenderal meneliti hasil pekerjaan

petugas Bea Cukai. Petugas Bea Cukai yang meneliti dokumen juga melakukan

pengawasan tetapi yang diawasi bukan petugas Bea Cukai melainkan importir atau eksportir

yang mengajukan dokumen.

Dalam Surat Keputusan Menteri Keuangan Nomor: KEP-32/KMK.01/1998

tanggal 4 Pebruari 1998 tentang Organisasi dan Tatakerja Direktorat Jenderal Bea dan

Cukai terjadi perubahan tugas dan fungsi dimana Kantor Wilayah mempunyai fungsi operasi

pencegahan pelanggaran peraturan perundang-undangan, penindakan dan penyidikan yang

tidak dimiliki oleh Kantor Pelayanan. Dengan kata lain dinyatakan bahwa fungsi pengawasan

berada di Kantor Wilayah dan Kantor Pelayanan hanya berfungsi pelayanan. Dalam hal ini

muncul pertanyaan apakah dengan demikian di Kantor Pelayanan Bea Cukai tiadak

dimungkinkan adanya operasi pencegahan pelanggaran peraturan perundang-undangan,

penindakan dan penyidikan.

Overview

Diklat Manajemen Pengawasan ini dilaksanakan untuk meningkatkan pengetahuan dan keteram-pilan manajemen dibidang pengawasan para Inspektur/Kepala Badan Pengawasan Daerah (Bawasda) dan APIP selaku pimpinan instansi pengawasan dalam menyelenggarakan penge-lolaan pengawasan pada unit kerja masing-masing untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi secara efisien dan efektif.

Tujuan Diklat

Meningkatkan kemampuan para pimpinan instansi pengawasan selaku manajer pengawasan, dalam merencanakan, mengelola dan mengendalikan tugas pengawasan atas pelaksanaan tugas pemerintahan umum dan pembangunan agar berjalan secara berdaya guna dan berhasil guna serta sesuai dengan kebijakan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Sasaran Diklat

Sasaran Diklat Manajemen Pengawasan adalah menyiapkan pimpinan instansi pengawasan agar:

• Mempunyai pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku yang memenuhi prinsip-prinsip manajemen dibidang pengawasan pada jenjang jabatan yang didudukinya.

• Memiliki persepsi yang sama mengenai tugas-tugas dibidang pengawasan.

• Meningkatkan wawasan dan profesionalisme.

soal manajemen umum ekonomi

1. Pemahaman terhadap efektifitas sistem pengendalian manajemen akan
membantu auditor dalam hal:
a. Pengujian auditor hanya pada aspek substantif
b. Pengujian auditor lebih fokus pada aspek yang lemah
c. Pengujian auditor akan lebih banyak pada pengujian ketaatan dibandingkan
pengujian substantif
d. Tidak ada kaitan antara pemahaman efektifitas pengendalian manajemen
dengan tingkat penggujian yang dilakukan oleh auditor
Jawab: B
2. Pernyataan yang paling tepat untuk menjelaskan konsep penyimpangan dalam
kontek pengendalian manajemen yang baik adalah:
a. Penyimpangan tidak dapat ditolerir sama sekali, hal ini menjelaskan adanya
kelemahan pengendalian manajemen
b. Penyimpangan harus didokumentasikan dan harus didukung oleh
persetujuan manajemen
c. Penyimpangan tidak mungkin dihilangkan sama sekali, karena hal ini adalah
hal yang sangat manusiwi.
d. Jumlah penyimpangan menunjukkan tingkat keandalan sistem pengendalian
manajemen
Jawab: B
3. Dalam merancang sistem pengendalian manajemen, perlu dipertimbangkan:
a. Sistem pengendalian manajemen harus memberikan keyakinan yang mutlak
bagi manajemen bahwa tujuan organisasi dapat dicapai
b. Yang utama adalah sistem pengendalian manajemen yang terkait dengan
pengendalian akuntansi dan penerbitan laporan keuangan
c. Besar biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang akan diperoleh dari
implementasi sistem pengendalian manajemen
d. Ketersediaan dan kejujuran dari orang yang akan menggunakan sistem
pengendalian manajemen
Jawab: C
4. Penanggung jawab atas sistem pengendalian manajemen menurut COSO adalah:
a. Manajemen
b. Auditor
c. Dewan komisaris
d. Pegawai
Jawab: A
5. Perancangan sistem pengendalian menajemen bertujuan antara lain untuk:
a. Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi, melindungi aset
organisasi dan pencapaian kegiatan organisasi secara efektif dan ekonomis
b. Pengendalian preventif, detektif, korektif dan fungsional
c. Pengendalian melekat, pengendalian fungsional dan pengendalian struktural
d. Melindungi asset organisasi, kepatuhan terhadap peraturan hukum yang
berlaku, serta perbaikan dan pengenaan sanksi jika terjadi kesalahan
Jawab: A
6. Standar pengendalian intern yang diterbitkan oleh “International Organization of
Suppreme Audit” menguraikan persyaratan sistem pengendalian manajemen
dalam dua bagian yaitu:
a. Standard Implementation (standar penerapan) dan Reporting (pelaporan)
b. Tujuan pengendalian dan strategi implementasi
c. Standar umum dan standar rinci
d. Standar dan guideline
Jawab: C
7. “Pengendalian monitoring”, berkaitan dengan standar pengendalian manajemen
versi INTOSAI termasuk dalam bagian:
a. Tujuan pengendalian
b. Standar Umum
c. Standar Rinci
d. Guideline
Jawab: B
8. Faktor yang perlu diperhatikan dalam sistem pengendalian manajemen dengan
pendekatan 8 unsur, khususnya yang berkaitan dengan masalah
pengorganisasian adalah:
a. Persyaratan kompetensi tenaga sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab
yang telah ditetapkan
b. Pendelegasian wewenang harus dilakukan sesering mungkin untuk
meningkatkan kompetensi pegawai
c. Suatu kegiatan yang bersifat penting, dari awal sampai akhir harus dilakukan
oleh satu orang yang dipercaya
d. Pegawai harus menghindari adanya tumpang tindih, duplikasi dan
pertentangan dalam pembagian tugas
Jawab: A
9. Faktor yang perlu diperhatikan dalam sistem pengendalian manajemen dengan
pendekatan 8 unsur, khususnya yang berkaitan dengan unsur kebijakan adalah:
a. Penghindaran adanya tumpang tindih, duplikasi, dan pertentangan dalam
pembagian tugas, fungsi, dan tanggung jawab
b. Prosedur yang diciptakan telah menjamin kelancaran pemberian pelayanan
kepada pengguna
c. Kebijakan dibuat dengan maksud untuk melaksanakan kegiatan yang telah
digariskan secara ekonomis
d. Kebijakan organisasi tidak berhubungan dengan disiplin pegawai
Jawab: C
10. Faktor yang perlu diperhatikan dalam sistem pengendalian manajemen dengan
pendekatan 8 unsur, khususnya yang berkaitan dengan unsur prosedur adalah:
a. Untuk beberapa prosedur penting, duplikasi menjadi alat untuk melakukan
internal check
b. Kebiasaan yang berlaku dalam praktek operasional
c. Prosedur perlu ditinjau minimal 6 bulan sekali
d. Prosedur yang dibuat harus selaras dengan kebijakan yang telah ditetapkan
Jawab: D
11. “Akses pada sumber daya/catatan dan akuntabilitasnya”, dalam kontek standar
pengendalian manajemen versi INTOSAI termasuk dalam bagian:
a. Tujuan pengendalian
b. Standar Umum
c. Standar Rinci
d. Guideline
Jawab: C
12. Dalam sistem pengendalian manajemen, adanya kebutuhan bahwa “transaksi
harus diotorisasi dan dilaksanakan oleh pegawai yang bertanggungjawab”
merupakan:
a. Tujuan perancangan sistem pengendalian manajemen
b. Persyaratan sistem pengendalian manajemen
c. Bentuk pengendalian detektif
d. Tujuan pengendalian manajemen
Jawab: B
13. Faktor yang perlu diperhatikan dalam sistem pengendalian manajemen dengan
pendekatan 8 unsur, khususnya yang berkaitan dengan unsur pencatatan
akuntansi adalah:
a. Fungsi akuntansi dipisahkan dari fungsi otorisasi dan penyimpanan
b. Terdapat keharusan pada setiap pegawai tertentu untuk membuat laporan
hasil pekerjaannya secara tertulis
c. Prosedur akuntansi harus dibuat sesederhana mungkin
d. Terdapat kewajiban bagi setiap orang untuk mempertanggung jawabkan
kepada atasannya tentang pelaksanaan tugas dan pencapaian kinerjanya
Jawab: A
14. Faktor yang perlu diperhatikan dalam sistem pengendalian manajemen dengan
pendekatan 8 unsur, khususnya yang berkaitan dengan unsur perencanaan
adalah:
a. Tidak setiap kegiatan perlu direncanakan terlebih dahulu
b. Rencana kerja yang baik akan selalu dimengerti dan dipahami para pegawai
organisasi
c. Rencana yang disusun menjadi salah satu alat pengendalian perusahaan
d. Rencana kerja telah dikomunikasikan secara efektif
Jawab: D
15. Faktor yang perlu diperhatikan dalam sistem pengendalian manajemen dengan
pendekatan 8 unsur, khususnya yang berkaitan dengan unsur Personalia adalah:
a. Persyaratan kompetensi tenaga sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab
yang telah ditetapkan
b. Penempatan dan pemberian tugas harus diberikan dengan prinsip the right
man in the right place
c. Pegawai diangkat berdasarkan rekomendasi pimpinan
d. Pegawai baru harus ditempatkan pada posisi pelayanan langsung
Jawab: B
16. Faktor yang perlu diperhatikan dalam sistem pengendalian manajemen dengan
pendekatan 8 unsur, khususnya yang berkaitan dengan unsur review intern
adalah:
a. Lingkup tugas kegiatan audit ditetapkan dengan jelas dan personel yang
ditugaskan sebagai auditor intern memenuhi persyaratan kompetensi yang
memadai
b. Struktur bagan auditor intern harus ditempatkan sejajar dengan bagian
keuangan
c. Auditor tidak perlu diberi pelatihan lagi karena dapat belajar dari pengalaman
d. Tindak lanjut atas temuan-temuan audit tahun tahun-tahun lalu menjadi
tanggung jawab auditor
Jawab: A
17. Terdapat kewajiban bagi setiap orang untuk mempertanggung jawabkan kepada
atasannya tentang pelaksanaan tugas dan pencapaian kinerjanya, merupakan
Contoh Soal Pengantar SPM
18
faktor yang perlu diperhatikan oleh auditor untuk menilai efektivitas sistem
pengendalian manajemen dengan pendekatan 8 unsur, khususnya untuk unsur:
a. Personalia
b. Pelaporan
c. Pengorganisasian
d. Review Intern
Jawab: C
19. Pernyataan yang paling benar berkaitan dengan risiko dan pengendalian adalah:
a. Sistem pengendalian manajemen dibangun untuk menghilangkan risiko tidak
tercapainya tujuan manajemen
b. Efektifitas sistem pengendalian manajemen sangat ditentukan oleh efektifitas
penanganan risiko audit.
c. Salah satu cara untuk memperkecil risiko adalah dengan cara meningkatkan
efektifitas pengendalian manajemen.
d. Risiko audit sangat tergantung pada efektifitas sistem pengendalian
manajemen
Jawab: C
20. Risiko yang diderita akibat terjadinya pelanggaran terhadap ketentuan yang
berdampak pengenaan sanksi dan kerugian kepada organisasi merupakan jenis
risiko:
a. Risiko Bisnis
b. Risiko ketaatan
c. Risiko Operasi
d. Risiko Keuangan
Jawab: B

TUGAS KELOMPOK MANAGEMENT EKONOMI

nama anggota

achmad fazri
ahmad maulana
dede rukmana
tomy


PENGORGANISASIAN, STRUKTUR ORGANISASI,BENTUK-BENTUK ORGANISASI, DEPARTEMENSI

Dalam kehidupan nyata, orang-orang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan bersama, kegiatan yang dilakukan tersebut menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional atau biasa disebut dengan istilah “organisasi”. Organisasi dalam hal ini bisa terdapat pada badan usaha, instansi pemerintah, lembaga pendidikan, militer, kelompok masyarakat atau suatu perkumpulan olah raga.

Suatu organisasi perlu untuk mengalokasikan dan menugaskan kegiatan diantara para anggotanya agar tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai dengan efisien. Oleh karena itu, didalam bab ini akan diungkapkan mengenai bermacam-macam aspek proses pengorganisasian yang tentu saja berkenaan dengan pencapaian tujuan organisasi.

Kata Organisasi mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olah raga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasinya dapat tercapai dengan efisien.

Pengorganisasian (Organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi, yaitu merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis yang saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.

1.1 PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menujukkan hal-hal berikut ini :
1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Hubungan-hubungan antara fungsi, jabatan, tugas, dan para karyawan.
3. Cara dalam mana para manejer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Dari tiga hal diatas dapat disimpulkan bahwa Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang anggota struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.
Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.
James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.

Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Organisasi dalam arti badan : kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Organisasi dalam arti bagan : gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian tugas
4. Adanya kehendak untuk bekerja sama.

TEORI-TEORI ORGANISASI

Teori-teori organisasi meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern.
a. Teori organisasi klasik :
Teori klasik disebut juga teori tradisional, yang berisi tentang organisasi mulai abad 19.
-Teori klasik mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan- kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila orang-orang bekerja sama.
-Teori klasik berkembang dalam tiga aliran yang dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama, yaitu : teori birokrasi, teori administrasi dan teori manajemen ilmiah.

1. Teori birokrasi :
Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam buku “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism”.
Karakteristik birokrasi menurut Weber adalah :
- Pembagian kerja yang jelas
- Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik
- Program rasional dalam pencapaian tujuan organisasi
- Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja
- Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan
- Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal

2. Teori Administrasi :
Teori ini dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika.
14 kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori administrasi yaitu :
- Pembagian kerja
- Wewenang dan tanggung jawab
- Disiplin
- Kesatuan perintah
- Kesatuan pengarahan
- Mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi
- Balas jasa
- Sentralisasi
- Rantai scalar
- Aturan
- Keadilan
- Kelanggengan personalia
- Inisiatif
- Semangat korps
Teori fungsionalisme Fayol yaitu : perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengawasan.

3. Manajemen ilmiah
Manajemen ilimiah adalah seperangkat mekanisme atau teknik “a bag of tricks” untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi.

b. Teori organisasi neoklasik

Teori neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori/aliran hubungan manusiawi.
Dalam hal pembagian kerja, teori neoklasik telah mengemukakan perlunya hal-hal sebagai berikut :
1. Partisipasi
2. Perluasan kerja sebagai kebalikan dari pola spesialisasi
3. Manajemen bottom-up yang akan memberikan kesempatan kepada para junior untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak

c. Teori oraganisasi modern
Teori modern menyebutkan bahwa kerja suatu organisasi adalah sangat kompleks, dinamis, multilevel, multidimensional, multivariable, dan probabilistic.
Teori modern menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan universal yang selalu muncul pada system manusia dalam perilakunya berorganisasi yaitu :
- Komunikasi
- Konsep keseimbangan
- Proses pengambilan keputusan

2. STRUKTUR ORGANISASI

Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya satuan oraganisasi dan satuan kerja mempengaruhi struktur organisasi.

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1. Spesialisasi kegiatan
2. Koordinasi kegiatan
3. Standarisasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja

1.2 BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1. Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikannya :
• Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
• Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
• Proses pengambilan keputusan cepat.
• Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
• Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :
• Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
• Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
• Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.

Kebaikannya :
• Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan
• Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.
• Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.
• Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
• Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.
• Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
• Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

Kelemahannya :
• Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
• Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
• Kesatuan komando berkurang.
• Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

3. Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikkanya :
• Pembidangan tugas lebih jelas.
• Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
• Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
• Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya :
• Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
• Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
• Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

4. Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya :
• Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
• Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
• Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :
• Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.
• Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
• Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

5. Organisasi Formal dan Informal
Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas di sini, yaitu :

1. Organisasi Statis
Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

2..Organisasi Dinamis
Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.

3. Organisasi Formal
Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.

4.Organisasi Informal
Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

DEPARTEMENTASI (DEPARTEMENTATION)

Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :

1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. Gambar 6.1 menunjukkan departementalisasi fungsional yang digunakan pda tingkatan manajemen puncak dalam membagi empat fungsi utama bisnis-produksi, pemasaran, keuangan dan personalia (kepegawaian).

Kebaikannya :
• Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
• Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
• Memusatkan keahlian organisasi
• Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

Kelemahannya :
• Menciptakan konflik antar fungsi
• Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
• Umpan balik yang lambat
• Memusatkan pada kepentingan tugasnya
• Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

2. Departementasi Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.
Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat

Struktur Organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah, kadang-kadang juga disebut departementalisasi daerah, regional atau geografis, adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang terutama menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar dan tenaga kerja. Perusahaan yang menjual produknya diberbagai wilayah yang tersebar luas, dapat membaginya menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer tersendiri (area manager) untuk setiap wilayah. Perusahaan-perusahaan jasa, perbankan dan peruahaan-perusahaan bukan manufakturing lainnya lazin diorganisasikan atas dasar wilayah, dengan membuka kantor-kantor cabang.

Struktur organisasi divisional atas dasar langganan. Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi ata dasar langganan ini terutama digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu. Sebagai contoh, perusahaan elektronika mungkin mempunyai divisi-divisi yang terpisah untuk langganan militer, industri dan konsumen. Sebagai suatu pedoman umum, perusahaan-perusahaan manufacturing dengan garis produk yang sangat beraneka ragam cenderung diorganisasikan atas dasar langganan atau produk

Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan. Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan suatu pabrik menufacturing dapat dikelompokkan menjadi departemen-departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-peralatan yang digunakan memerlukan ketrampilan-ketrampilan pengoperasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya. Pendekatan proses atau peralatan terutama ditentukan atas dasar pertimbangan ekonomis.

Tidak seperti departemen fungsional, suatu divisi menyerupai perusahaan yang terpisah. Kepala divisi terutama memusatkan perhatiannya pada operasi divisinya, bertanggung jawab atas laba atau rugi, dan bahkan mungkin bersaing dengan satuan-satuan lainnya dalam perusahaan yang sama. Tetapi suatu divisi bukan merupakan kesatuan yang bebas seperti halnya perusahaan yang terpisah. Dalam hal ini, seorang manajer divisi tidak dapat membuat keputusan-keputusan sebebas pemilik perusahaan terpisah, karena dia masih harus melaporkan kegiatannya kepada direktur pusat. Sebagai pedoman umum, wewenang kepada divisi terbatas bila keputusan-keputusannya akan mempengaruhi kegiatan divisi-divisi lain.
• Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
• Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
• Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

3. Departemensi Proyek

Merupakan bentuk departementasi campuran.ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikkan-kebaikkan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya.
Organisasi Proyek Murni
• Proyek terpisah dan organisasi induk.
• Menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dari ikatan dengan organisasi induk, laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek.
• Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier selama sumberdaya itu tidak bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.

Kelebihan
• Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek.
• Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek.
• Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
• Bila ada proyek yang sejenis berturut‐turut, organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.
• Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan.
• Adanya kesatuan komando.
• Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan.
• Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.

Kelemahan
• Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas.
• Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi Organisasi induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh.
• Sering kali manajer proyek menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan.
• Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib
pekerja proyek yang ada.
• Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alas an “memenuhi permintaan klien”.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek
• Frekuensi adanya y proyek baru : berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas
proyek.
• Berapa lama proyek berlangsung
• Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya
yang dibutuhkan.
• Kompleksitas hubungan : jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.

4. Departemensi Matriks.

Pada prinspinya sama dengan system proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu, fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kadua yaitu rantai perintah lateral atau horizontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrix dalam lalu-lintas aliran wewenang.
Kebaikkan :
• Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.
• Mengembangkan keterampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi/
• Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.
• Menstimulasi kerja sama antar displin dan mempermudah kegiatan perusahaan dengan orientasi obyek.

Kelemahan :
• Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif
• Memerlukan koordinasi vertical dan horizontal.
• Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi.
• Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.
• Sangat mahal untuk diimplentasikan.
• Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.
Matriks dan organisasi proyek murni cocok untuk proyek berskala menengah dan besar, kompleksitas tinggi, beresiko tinggi, batasan waktu ketat.
Organisasi fungsional cocok untuk proyek dengan skala relatif kecil, resiko kecil, waktu fleksibel.